Adam Software: Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan / BAAK

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan / BAAK, Software ini berfungsi sebagai pusat data Mahasiswa dan Pegawai (termasuk para pengajarnya). Data siswa di dalamnya termasuk Data Pribadi dan Data Nilai untuk semua mata pelajaran atau perkuliahan yang sedang dijalani. Berikut adalah fitur-fitur pada program:

LATAR BELAKANG

Software BAAK adalah program yang didesain untuk memberikan kemudahan akses Data dan Nilai Siswa. Pada sebuah perguruan Tinggi dengan jumlah mahasiswa yang sangat banyak dan dengan jadwal kuliah yang berbeda-beda, sofware BAAK ini dapat memberikan solusi terhadap akses, input dan cetak data pribadi dan nilai mahasiswa dengan begitu mudah. Dengan sofware ini dapat dibuat Kartu Rencana Studi per semester, Data Mata Kuliah untuk tiap Bidang Studi di masing-masing Fakultas, Data Kelas dan Dosennya, Data Nilai perKelas dan per mata kuliah, Kartu Hasil Studi, dan Cetak Transkrip beserta Nilai Indeks Prestasi Komulatifnya untuk setiap mahasiswa.

Dengan Software BAAK sistem pencarian, input dan cetak rekap nilai dapat dilakukan dengan lengkap, cepat dan fleksibel. Dengan demikian dapat lebih cepat memonitor semua data yang berhubungan dengan mahasiswa. Software ini juga dapt mencetak rekapitulasi nilai per angkatan dan per bidang studi atau jurusan. Diharapkan dengan software ini kesalahan cetak mata kuliah dan nilai mahasiswa dapat ditiadakan, karena semua sudah terkoneksi dengan tepat satu dengan yang lain. Disini juga dapat dimasukkan data Pegawai dan Dosen, beserta data pribadi dan akademisnya.

Berbeda halnya dengan sofware BAAK pada umumnya. Sofware BAAK ini memiliki kemampuan bekerja pada jaringan komputer. Karena semua data dicatat dan diproses dengan teknologi Database Server. Dengan demikian siapapun dan dimanapun posisi komputer kontrol yang terhubung dengan server akan dapat menggunakan aplikasi ini.

Dengan menggunakan database server ini secara otomatis kemampuan pencatatan dan pencarian record data transaksi telepon jauh lebih besar. Sistem ini dapat melakukan Pencarian, Sorting, Pengelompokan menurut semua Fakultas dan Bidang Studi dengan relatif cepat. Dan tidak perlu lagi export data pada aplikasi lain untuk pengolahan lebih lanjut. Walau demikian aplikasi ini mempunyai kemampuan untuk export ke beberapa format data yang dikehendaki.

Detail Fitur :

<>		Input Data Mahasiswa
<>		Input Data Dosen dan Data Pegawai
<>		Input Data Kelas
<>		Input dan Cetak Kartu Rencana Studi (KRS)
<>		Input Nilai Transfer
<>		Input Nilai per Mata Kuliah
<>		Input dan Cetak Data Skripsi
<>		Lihat dan Cetak Data Mahasiswa
		- Per Fakultas
		- Per Angkatan
		- Nilai per kelas
<>		Lihat dan Cetak Data Dosen
<>		Lihat dan Cetak Nilai per Wilayah dan Kode MK
<>		Lihat dan Cetak Rekapitulasi Nilai
<>		Cetak Kartu Hasil Studi (KHS)
<>		Cetak Transkrip
<>		Keuangan
		- Pembayaran Cicilan Uang Kuliah
		- Rekap Pembayaran
<>		Tools
		- Setting User
		- Tutup semester
		- Backup data
		- Hapus data dan nilai mahasiswa (pindah ke Data Alumni)
<>		Lihat Data Alumni
<>		Lihat Data Nilai Alumni
<>		Cetak Ulang Transkrip Alumni

KASUS
Pada umumnya banyak personal BAAK di perguruan tinggi yang mengeluh saat menjalankan tugas pengolahan data awal semester dan akhir semester yang begitu kompleks, pencetakan Kartu Rencana Studi dan Hasil Studi untuk setiap mahasiswa, belum lagi Cetak Rekapitulasi Nilai mahasiswa tingkat akhir ataupun Cetak Transkrip mahasiswa yang telah lulus. Dengan pengolahan data standart maka pengolahan data dengan export data ke program Excel dan Word, hal ini sangatlah sulit dalam pencarian data, karena kemampuan excel/word sangat terbatas dari segi volume, bahkan seringkali komputer hang karena baris tidak cukup. Dengan menggunakan Windows Office ini, kemampuan Pencarian, Sorting dan Penggolongan data sangat lemah dan lama, terutama untuk jumlah data besar.


PERSYARATAN HARDWARE
Software BAAK bisa dijalankan minimal pada PC Pentium III atau yang diatasnya dengan monitor VGA/Super VGA Colour/B&W dari harddisk minimal 10GByte serta Memory 16 MByte.


Operating System
Software BAAK dirancang untuk beroperasi pada operating system Minimal Windows 2000 atau yang diatasnya.


PENGGUNA SOFTWARE BAAK
Software BAAK di buat untuk memenuhi kebutuhan akan input, akses dan cetak KHS atau Transkrip dengan perhitungan indeks prestasi komulatif dengan cepat untuk setiap mahasiswa dari bidang studi dan fakultas tertentu. Software BAAK dapat digunakan pada Institut, Sekolah Tinggi, Perguruan Tinggi, baik itu D1, D2, D3, atau D4.


OVERVIEW SOFTWARE BAAK

<>		Improved Data Input-Output
		Software BAAK ini dirancang dengan kemudahan input-output data karena dengan menggunakan kode-kode yang dimiliki oleh setiap komponen dalam Software ini. Sehingga proses Pencarian, Sorting dan Penggolongan data akan mudah dilakukan. Database data menggunakan Microsoft Acces yang dapat memudahkan pengguna dalam Export data dalam kondisi dan posisi program dimanapun asal pengguna terhubung dengan Server. Software BAAK ini berfungsi sebagai pusat data Siswa dan Pegawai (termasuk para pengajarnya). Data siswa di dalamnya termasuk Data Pribadi dan Data Nilai untuk semua mata pelajaran atau perkuliahan yang sedang dijalani.

<>		Multi Level Password
		Software BAAK ini dirancang dengan menggunakan sistem Multi Level Password. Setiap nama user memiliki password dan level yang berbeda. Ini berguna untuk menjaga keamanan data yang sudah ada.


<>		Menu Software BAAK
		Pada Software BAAK ini, menu File akan memudahkan User dalam memasukkan data-data yang diperlukan dan mencetak data-data yang diperlukan. Jadi hanya dengan memilih salah satu menu file, User dapat memasukkan Data, Browse Data, Mencari Data, dan Mencetak Data tertentu. Data disini termasuk data pribadi mahasiswa dan dosen, data mata kuliah setiap jurusan, dan data nilai mahasiswa per mata kuliah.

<>		Kartu Rencana Studi
		KRS di atas berarti Kartu Rencana Studi, yang diperlukan Mahasiswa untuk memprogram mata kuliah mana saja yang akan diambil pada semester berikut yang akan berjalan. Dari Data KRS ini maka akan didapat Data mahasiswa per mata kuliah. Hal ini penting dalam memudahkan user untuk penentuan Kelas-Kelas.

<>		Input Nilai
		Input Nilai transfer berfungsi bagi mahasiswa dari penerimaan Lintas Jalur atau Mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi yang lain. Hal ini untuk konversi nilai-nilai mata kuliah yang telah ditempuh di perguruan tinggi asalnya. Input Nilai per mata kuliah berfungsi untuk memasukkan data nilai per mahasiswa yang mengambil mata kuliah yang sama. Input Nilai per Kelas dapat dipakai jika kelas-kelas yang ada beserta nama mahasiswanya dimasukkan datanya pada Sofware ini. Hal ini sangat memudahkan dalam input Nilai siswa. Input Nilai Semester untuk memasukkan data nilai pada akhir semester berdasarkan KARIS yang telah diprogram untuk setiap mahasiswa. Sedangkan input data skripsi penting dilakukan untuk pengisian data pada saat Cetak Transkrip, dimana judul skripsi dicetak pada data transkrip.

<>		Menu Cetak Laporan
		Untuk membuat laporan akan sangat mudah didapatkan dengan menggunakan program BAAK ini, anda tinggal memilih bentuk laporan yang diinginkan dari sekian banyak bentuk laporan yang tersedia. Menu Lihat data nilai untuk mengecek apakah nilai-nilai mahasiswa telah masuk atau belum, dengan pilihan berdasarkan fakultas dimana mahasiswa terdaftar. Cetak Rekapitulasi Nilai berguna untuk memeriksa mata kuliah manasaja yang telah ditempuh dan mata kuliah mana yang belum ditempuh untuk setiap mahasiswa, hal ini untuk menentukan mata kuliah mana saja yang perlu ditempuh pada semester pendek yang akan berlangsung. Pada setiap akhir semester dapat dicetak Kartu Hasil Studi(KHS) untuk setiap mahasiswa. Sedangkan bagi mahasiswa yang telah lulus dan melaksanakan yudisium dapat dicetakkan Transkrip Nilainya. Pada Cetak data mahasiswa dapat dipilih berdasarkan Status mahasiswa (Baru atau Transfer), berdasarkan Angkatan, berdasarkan Wilayah, atau keduanya (berdasarkan Angkatan+Wilayah). Juga dapat dicetak data mahasiswa secara keseluruhan( All Data). Sedangkan Cetak data dosen dan pegawai dilakukan berdasarkan Fakultasnya masing-masing.

<>		Menu Tools
		Menu Tool yang sangat berguna untuk pengaturan user dan pengaturan data pada software BAAK ini. Menu Setting User berguna untuk mengatur User mana saja yang berhak membuka software BAAK ini, disini diatur nama user, password user dan level user yang dapat diatur sesuai dengan keinginan pemilik. Menu Tutup semester berguna untuk menghapus data KARIS dan data kelas yang telah masuk pada awal semester yang akan ditutup. Jadi saat awal semester akan berjalan maka KARIS setiap mahasiswa dapat diprogram/ dimasukkan dengan data yang baru. Menu Backupdata berguna untuk Backup data saat terjadi kesalahan di data asal, maka Backup Data dapat dicopykan ke data asal. Sehingga file data dapat dipanggil lagi dengan normal. Backup data ini sebaiknya dilakukan pada setiap tutup program pada computer server. Menu Pindah dan Hapus Data, dan menu Hapus Nim, hanya berlaku untu mahasiswa yang telah lulus kuliah, sehingga semua data yang berkaitan dengannya akan dipindahkan sebagai data alumni. Data mahasiswa ini termasuk data pribadi, data nilai mata kuliah yang telah ditempuh dan data skripsinya.

<>		Menu Data Alumni
		Menu Data alumni, menu ini berisi data-data yang berhubungan dengan alumni. Di sini dapat dilihat Data mahasiswa alumni, data nilai alumni untuk setiap fakultas yang ada. Juga dapat dicetak ulang transkrip bagi mahasiswa alumni. Hal ini untuk mengantisipasi apabila ada mahasiawa alumni yang meminta kembali transkripnya dicetak ulang, karena transkrip yang telah dipegangnya hilang atau rusak.


PENUTUP
Harapan dari kami setelah anda menggunakan Software BAAK ini adalah untuk dapat membantu anda dalam mengoptimalkan efisiensi waktu dalam sistem pencarian, input dan cetak rekap nilai dapat dilakukan dengan lengkap, cepat dan fleksibel. Dengan demikian dapat lebih cepat memonitor semua data yang berhubungan dengan mahasiswa. Software BAAK ini memiliki kemampuan Pencarian, Sorting dan Penggolongan data sangat lengkap dan cepat, terutama untuk jumlah data besar.

SCREENSHOTS

Pada software BAAK ini memiliki system password yang tampil pada saat pertama kali software dijalankan. Hal ini penting untuk keamanan data yang ada didalamnya. Seperti yang terlihat pada Gambar 1 dibawah ini, menunjukkan bahwa aplikasi memerlukan Log In untuk masuk ke menu file, dan Log Out untuk keluar dari menu file. Sedangkan Exit diperlukan untuk menutup program.


Gambar 1. Menu Log In

Pada gambar 2 berikut ini menunjukkan menu file yang telah terbuka setelah proses Log In berhasil dijalankan. Pada menu ini User dapat memasukkan data-data yang diperlukan. Hanya dengan memilih salah satu menu file, User dapat memasukkan Data, Browse Data dan Cetak Data.

Gambar 2. Menu File/Input Data

Pada gambar 3. berikut ini menunjukkan saat dipilih menu Laporan. Laporan-laporan ini penting sebagai report diakhir semester atau akhir masa perkuliahan yang sedang berjalan.

Gambar 3. Menu Laporan

Pada Gambar 4 berikut adalah menu Tool yang sangat berguna untuk pengaturan user dan pengaturan/backup data pada software.

Gambar 4. Menu Tools

Pada Gambar 5 menunjukkan Menu Data alumni, menu ini berisi data-data yang berhubungan dengan alumni.


Gambar 5. Menu Data Alumni

Satu lagi adalah menu Keuangan, Gambar 6. Menu ini berfungsi untuk mengisikan total Biaya Kuliah Mahasiswa, input pembayaran cicilan uang kuliah beserta cetak notanya. Cetak detail pembayaran uang kuliah untuk setiap mahasiswa. Menu ini dibuat hanya untuk Kasir atau Admin yang berhak saja yang dapat membukanya.

Gambar 6. Menu Keuangan